📥 👥 Créer et mettre à jour des clients par fichier Excel

Cet article explique comment préparer un fichier de clients particuliers, vérifier les créations et les modifications, puis contrôler chaque résultat.

⚠️ Avant de commencer : faites confirmer l’accès à ce parcours et le traitement des fichiers pour votre établissement. Les illustrations montrent un établissement de démonstration.

📍 Ici nous allons voir :

• 📥 Obtenir le bon fichier
• 👤 Créer ou modifier les clients
• 🔗 Choisir une affiliation
• 📍 Renseigner les adresses
• 🔎 Vérifier avant de confirmer
• 📊 Lire le résultat et reprendre les corrections
• 🛟 Se faire accompagner

📥 Obtenir le bon fichier

Le fichier concerne des personnes. Pour importer des entreprises et leurs contrats, faites préciser le parcours adapté par l’Assistance. Le guide des imports présente les différents modèles.

1. Connectez-vous à l’espace de gestion de l’établissement concerné avec un compte autorisé à consulter et modifier ses clients.
2. Ouvrez Mes clients → Particuliers → Clients — création et mise à jour Excel.
3. Choisissez Modèle de création pour préparer de nouvelles fiches, ou Exporter les clients à modifier pour travailler sur les fiches existantes.
4. Enregistrez une copie du classeur .xlsx. Consultez Prise en main, puis renseignez l’onglet Clients à partir de la ligne 4. Conservez les onglets du modèle, les informations de la ligne 1 et les en-têtes de la ligne 3. L’onglet Contrats affiliés alimente la liste de choix ; la saisie de l’affiliation se fait dans une colonne de Clients.

Exemple de démonstration : les deux boutons distinguent la préparation de nouvelles fiches et l’export des fiches à modifier.

Si le message « Certaines fiches nécessitent une préparation de leurs identifiants par Hangers avant l’export de mise à jour » apparaît, contactez l’Assistance. Conservez votre fichier source ; ne créez pas de nouveaux identifiants pour contourner ce blocage.

Le fichier accepte jusqu’à 5 000 lignes de données et 10 Mio. Les macros, les formules et les liens Excel externes sont refusés. Conservez les mobiles, les codes postaux et les identifiants externes au format Texte pour garder leurs zéros initiaux. Utilisez un modèle exporté depuis le bon établissement ; ne modifiez pas ses informations d’établissement pour le réutiliser ailleurs.

👤 Créer ou modifier les clients

Une ligne correspond à une personne. Choisissez explicitement l’action dans la colonne Action.

UserUUID est l’identifiant Hangers de la personne. SourceSystem désigne son logiciel d’origine et ExternalID son code dans ce logiciel. Ils ne sont pas interchangeables. Conservez exactement le code externe, y compris sa casse et ses zéros. Le nom du système source est normalisé en minuscules. Une seule référence externe peut être associée à une personne pour un établissement ; une autre référence ne remplace pas silencieusement la précédente.

💡 Le saviez-vous : un identifiant inconnu en UPDATE produit une erreur ; il ne transforme pas la ligne en création. Une collision d’e-mail ou de mobile demande une vérification, sans fusion automatique. Si une fiche est partagée entre plusieurs établissements, faites examiner les changements d’identité par l’Assistance.

🔗 Choisir une affiliation

1. Dans l’onglet Clients, repérez la colonne Lié au contrat d’affiliation, sur la ligne de la personne à rattacher.
2. Ouvrez la liste déroulante de cette cellule et choisissez l’entrée Organisation | Contrat | ID correspondant au contrat souhaité. L’affiliation est facultative.
3. Vérifiez l’organisation et le contrat sélectionnés pendant la revue, puis dans le résultat du traitement.

L’onglet Contrats affiliés sert de référence à la liste déroulante. Vous n’y saisissez pas les clients. Sur un ancien modèle, la colonne peut porter le nom AffiliateContractID ; l’identifiant numérique du contrat reste accepté.

La liste présente uniquement les contrats d’Affiliation / Conciergerie éligibles de l’établissement. Elle ne crée pas de contrat et ne permet pas de choisir un contrat de prix ou de facturation.

Une personne conserve une seule affiliation. Laisser la cellule vide conserve l’affiliation actuelle, ou laisse la nouvelle personne sans affiliation. Une autre affiliation existante doit être examinée par l’Assistance : cet import ne réalise ni transfert automatique ni désaffiliation par cellule vide.

Le résultat illustré plus bas montre une affiliation acceptée et une ligne refusée avec « Le contrat n’est pas un contrat affilié disponible pour cet établissement ». Corrigez le choix à partir de la liste de votre propre modèle ; ne recopiez pas l’identifiant du contrat de démonstration.

📍 Renseigner les adresses

Le traitement tente de normaliser l’adresse avec Google. Une proposition insuffisamment précise, ambiguë ou incompatible avec la saisie reste à revoir. Les compléments et les indications d’accès ne sont pas transmis à cette recherche. Une adresse inchangée n’entraîne pas de nouvel appel.

Une correction acceptée crée une nouvelle adresse liée à la personne, en conservant l’ancienne pour les documents historiques. Une adresse partagée demande une revue.

⚠️ Attention : une adresse différée n’annule pas les autres changements réussis. La personne peut avoir été créée ou modifiée alors que son adresse reste à reprendre. Le géocodage ne garantit pas la délivrabilité postale.

Dans l’exemple de résultat ci-dessous, une adresse est NORMALIZED et l’autre NEEDS_REVIEW. Les deux personnes ont pourtant été créées. Après correction de la seconde adresse et reprise en UPDATE, sa normalisation a réussi.

🔎 Vérifier avant de confirmer

1. Sélectionnez votre fichier, puis cliquez sur Vérifier le fichier. Cette étape ne modifie aucune fiche client.
2. Relisez les valeurs normalisées, les lignes prêtes et les erreurs. L’écran présente au maximum 100 lignes : téléchargez le fichier résultat pour vérifier le lot entier avant confirmation.
3. Corrigez les lignes qui nécessitent une nouvelle vérification. Un aperçu expire après 24 heures ; redéposez le fichier pour renouveler la revue.
4. Lorsque les lignes prêtes correspondent à votre intention, cliquez sur Confirmer les lignes prêtes. Seules ces lignes sont soumises au traitement. La personne qui a déposé le fichier effectue cette confirmation.
5. Utilisez Actualiser pour suivre l’opération, puis Télécharger le résultat.

⚠️ Attention : la confirmation déclenche les modifications. Le dépôt ou le renouvellement de la vérification ne confirme jamais automatiquement le lot. Si le traitement n’est pas disponible pour votre établissement, la confirmation est refusée : conservez le message et contactez l’Assistance.

Les droits, les coordonnées et les contrats sont contrôlés à nouveau pendant le traitement. Une donnée modifiée depuis l’aperçu peut demander une nouvelle vérification.

Deux modifications sont prêtes dans cet exemple. Le bandeau et le texte de revue précisent qu’aucun client n’a encore été modifié ; le bouton Confirmer les lignes prêtes déclenche l’étape suivante.

📊 Lire le résultat et reprendre les corrections

1. Conservez le classeur résultat et l’identifiant de l’opération.
2. Pour chaque ligne, consultez Result, Error, ResultUserUUID, AddressNormalizationStatus et AddressMessage. Le statut général ne suffit pas à conclure que toutes les informations sont enregistrées.
3. Vérifiez les fiches et affiliations attendues dans l’espace de gestion.
4. Préparez une copie du résultat pour les corrections en conservant les identifiants retournés.

Les résultats sont accessibles aux personnes habilitées du même établissement. Évitez d’envoyer un fichier contenant des coordonnées clients par un canal non prévu par votre interlocuteur.

Lire les statuts d’un résultat

Exemple de démonstration : sur quatre lignes, deux personnes sont créées ; une adresse reste à revoir. Les deux autres lignes sont refusées pour un mobile invalide et un contrat non éligible. Le statut Terminé — éléments à revoir invite à lire ces résultats séparément.

Après les corrections, le réimport direct du résultat conserve les UUID : dans cet exemple, les deux lignes sont UNCHANGED, sans création ni modification supplémentaire.

Un nouveau dépôt du même fichier déjà confirmé affiche son suivi existant. Ce cas est différent du dépôt d’un fichier corrigé, qui nécessite une nouvelle vérification.

🛟 Se faire accompagner

Si l’accès n’est pas disponible, conservez votre export et suivez la préparation de vos fichiers clients avec votre interlocuteur. Ne changez pas de modèle d’import sans faire confirmer le format et les lignes à reprendre.

Pour vous faire accompagner dans la préparation ou la reprise de votre import, réservez un créneau dans le calendrier d’Assistance.

Pour signaler une difficulté, indiquez l’établissement, l’identifiant de l’opération, l’heure, le statut, les numéros de lignes et leurs messages. L’Assistance pourra examiner les identités partagées, les doublons possibles et les affiliations à transférer.