📥 S1 : initialiser les stocks de vos produits

Cet article vous explique comment créer le premier stock de produits déjà présents dans votre catalogue avec le modèle S1, puis vérifier et corriger l’import.

📍 Ici nous allons voir :

• 📤 Exporter les produits sans stock
• ✍️ Renseigner le stock initial
• 📥 Envoyer le fichier et contrôler le résultat
• 🛠️ Corriger un échec ou une ligne ignorée
• ➡️ Poursuivre la gestion du stock

📤 Exporter les produits sans stock

S1 initialise un stock. Pour modifier un stock déjà créé, utilisez S2 — mettre à jour les stocks.

1. Vérifiez que les produits existent dans le bon établissement. Après une création par NIS — création et correction des références, vous pouvez utiliser les références réussies qui ont reçu un ItemID, sans attendre les corrections du reste du catalogue.
2. Ouvrez les Échanges de fichiers, selon le parcours d’export et d’import.
3. Exportez le modèle S1 depuis cet établissement. Il contient les produits éligibles qui n’ont pas encore de stock.
4. Conservez une copie de l’export. Dans la copie de travail, gardez uniquement les lignes des produits à initialiser, avec les feuilles et les en-têtes d’origine.

💡 Le saviez-vous : si un produit manque dans l’export, vérifiez d’abord s’il a déjà un stock et s’il est bien une référence produit simple. S1 ne sert pas à créer la référence elle-même ni un stock secondaire.

Pendant l’onboarding initial, l’équipe chargée de votre mise en place effectue les imports à partir du fichier que vous préparez.

⚠️ à confirmer : l’accès au module de stock et d’import selon votre configuration.

✍️ Renseigner le stock initial

Conservez la première ligne d’en-têtes et toutes les colonnes, y compris Erreur. Remplissez les lignes de produits à partir de la ligne suivante.

Exemple : pour un produit fini dont vous détenez 24 unités, sans précommande et avec un seuil de réassort de 5, renseignez Finished Good, 24, 0, 5 en E à H. Ne recopiez pas cet exemple sans adapter les quantités.

⚠️ Attention : vérifiez chaque quantité avant l’envoi. Une cellule vide ou un texte non reconnu comme entier peut être ignoré sans message précis. Un type d’inventaire vide peut faire ignorer toute la ligne.

📥 Envoyer le fichier et contrôler le résultat

1. Enregistrez la copie dans son format Excel d’origine.
2. Dans Importer un nouveau fichier, sélectionnez S1 comme Type de contenu et envoyez cette copie.
3. Attendez la fin du traitement, puis lisez Statut et Résultat. La réception du fichier ne confirme pas encore la création des stocks.
4. Comparez le nombre de stocks annoncés avec les produits que vous avez conservés dans le fichier. Un écart, même avec Succès, nécessite une vérification.
5. Contrôlez le type, la quantité, les précommandes et le seuil dans les opérations de stocks de l’espace en ligne.

S1 contrôle les lignes avant d’appliquer le lot. Lorsqu’une erreur de validation bloque l’import, ne considérez pas les autres lignes comme enregistrées. Le modèle comporte une colonne Erreur, mais ce parcours ne fournit pas le même classeur annoté ligne par ligne que NIS.

🛠️ Corriger un échec ou une ligne ignorée

1. Pour un échec de validation, corrigez le lot conservé ; ne supprimez pas des lignes au seul motif qu’elles n’affichent pas d’erreur.
2. Pour des lignes ignorées après un traitement terminé, partez d’un nouvel export S1 et vérifiez que les produits sont toujours sans stock.
3. Envoyez la copie corrigée avec S1, puis contrôlez à nouveau les stocks réels.

⚠️ à confirmer : ces limites de validation et les messages doivent être vérifiés sur la version déployée avant publication du guide.

➡️ Poursuivre la gestion du stock

Une fois le stock créé, enregistrez les entrées, sorties et ajustements avec S2 ou les opérations de stock habituelles. Le rapport des mouvements de stock permet de vérifier ce qui a modifié chaque quantité.

Pour les opérations depuis la caisse, consultez les stocks dans l’application Hangers Pro.