🚀 📋 Remplir votre fichier de mise en place Hangers

Ce guide vous aide à préparer les informations nécessaires à la mise en place de votre boutique Hangers : entreprise, catalogue, clients et besoins tarifaires.

Vous remplissez et corrigez le fichier ; l’équipe de mise en place vérifie les informations et réalise les imports initiaux. Vous n’avez pas à envoyer vous-même ce classeur dans les échanges de fichiers de Hangers.

📍 Ici nous allons voir :

• 📎 Utiliser le fichier transmis par Hangers
• 🏢 Compléter les informations de votre entreprise
• 🛍️ Décrire vos produits et prestations
• 🧩 Préciser les variations, lots et formules
• 👥 Préparer vos fichiers clients
• 💶 Renseigner le prix catalogue Business
• 📤 Transmettre, corriger et valider le fichier
• ➡️ Faire évoluer votre catalogue après la mise en place

📎 Utiliser le fichier transmis par Hangers

1. Ouvrez la copie envoyée pour votre boutique par votre interlocuteur Hangers. Vérifiez le nom de l’entreprise et l’activité déjà renseignés.
2. Conservez une copie du fichier reçu, puis travaillez sur une copie portant le nom de votre boutique et la date.
3. Lisez l’onglet Présentation et les consignes au-dessus des tableaux. Les champs marqués * ou Required sont à renseigner. Optional indique une information facultative ; Sample désigne un exemple.
4. Conservez le format transmis, les onglets, les intitulés des colonnes et les listes déroulantes. Si vous ne pouvez pas ouvrir ou compléter le fichier, signalez-le à votre interlocuteur avant de le convertir dans un autre format.
5. Vérifiez les lignes d’exemple : remplacez-les par vos propres informations, ou demandez à l’équipe de les retirer. Ne les laissez pas se mélanger à votre catalogue.

Selon la version du fichier, la feuille du catalogue s’appelle Services ou Références. Elle sert à décrire aussi bien des produits que des prestations. Les lettres de colonnes peuvent varier : repérez les champs par leur intitulé.

⚠️ Attention : si un champ marqué obligatoire ne vous concerne pas, indiquez-le dans votre retour à l’équipe. Ne saisissez pas une information inventée pour remplir la case. N’ajoutez pas de mot comme « sans objet » dans un champ numérique ou une liste qui ne le prévoit pas.

Vous n’avez pas à lancer une macro ni à produire une feuille Output pour réaliser un import. Votre interlocuteur vous indiquera si une étape de vérification du fichier est nécessaire avant de le lui renvoyer.

🏢 Compléter les informations de votre entreprise

Vérifiez aussi les informations déjà remplies : elles serviront à préparer votre espace et les documents de votre boutique.

🛍️ Décrire vos produits et prestations

Dans Services ou Références, conservez les lignes de consignes et d’en-tête. Dans les modèles examinés, les en-têtes sont à la ligne 35 et les références commencent à la ligne 36. Si votre fichier diffère, suivez son tableau et faites confirmer la première ligne par votre interlocuteur.

Préparez une ligne par produit ou prestation simple à créer. Pour une déclinaison de taille ou de couleur, prévoyez une ligne par déclinaison et indiquez le regroupement souhaité dans les colonnes de variation.

⚠️ Attention : un prix manquant, un prix nul et un prix sur devis expriment des situations différentes. Décrivez votre besoin dans votre retour à l’équipe ; ne saisissez pas un prix arbitraire pour faire accepter le fichier.

Exemple fictif : une prestation « Nettoyage de chemise » et un produit « Brosse à vêtements » occupent deux lignes distinctes. Chacun possède son type, sa catégorie et son propre prix. Si vous disposez déjà de ces références dans Hangers, demandez leurs identifiants avant de les présenter comme de nouvelles créations.

🧩 Préciser les variations, lots et formules

Les colonnes de variation décrivent le résultat souhaité. L’équipe vérifie les références puis prépare les regroupements adaptés.

Exemple fictif de variation :

Cet exemple ne remplace pas les autres champs de votre fichier : complétez notamment la catégorie, le type et les prix de chaque ligne.

Pour une formule « Entrée + plat », précisez les entrées et les plats disponibles, le nombre de choix autorisés et les éventuels suppléments. Si aucun emplacement du classeur ne permet de l’expliquer, joignez une liste lisible à votre retour, en reprenant les mêmes noms de références.

👥 Préparer vos fichiers clients

Remplissez les feuilles correspondant à la reprise convenue avec l’équipe. Si vous n’avez pas de fichier clients à reprendre, dites-le explicitement. Si vous possédez déjà un export d’un autre outil, transmettez-le à votre interlocuteur pour convenir de sa reprise avant de tout recopier.

Clients particuliers

Clients professionnels

💶 Renseigner le prix catalogue Business

La colonne Prix Business de la feuille Services / Références contient le prix standard de votre catalogue pour la clientèle professionnelle, accompagné de son taux de TVA. C’est le prix de référence à renseigner dans le fichier d’onboarding pour chaque produit ou prestation que vous souhaitez proposer aux professionnels.

⚠️ Attention : sans prix Business, une référence n’est pas proposée aux clients professionnels, même si elle possède un prix TTC pour les particuliers. Si vous souhaitez la proposer aux professionnels plus tard, il faudra compléter son prix Business et sa TVA, puis vérifier sa publication pour les contrats concernés.

Comprendre la publication pour un client professionnel

Le prix Business de référence et la publication du tarif pour un contrat client sont deux éléments à vérifier. Une référence peut exister dans votre catalogue sans être disponible pour un contrat professionnel donné.

Dans l’onglet Tarifs du contrat :

• Tous présente l’ensemble des références du catalogue.
• Publié présente les références disponibles pour ce contrat et synchronisées sur la tablette.
• Non publié présente celles qui ne sont pas disponibles pour ce contrat.

Pour rendre une référence disponible, il faut renseigner son tarif et sa TVA, puis Publier ; dans un écran d’édition en masse, cochez Publié et Enregistrer. Cocher la publication sans renseigner de prix ne suffit pas. Pendant la mise en place initiale, ces opérations sont réalisées par l’équipe Onboarding.

Adapter les tarifs par client ou par groupe de clients

Vous pourrez ensuite appliquer d’autres conditions commerciales à partir de votre catalogue Business :

Ces mécanismes peuvent être mis en place après l’onboarding. Vous pouvez donc commencer par renseigner les prix catalogue Business, puis personnaliser vos tarifs par client ou par groupe lorsque vous en avez besoin.

Jusqu’à cinq grilles pendant l’onboarding

L’équipe Onboarding peut mettre en place jusqu’à cinq grilles tarifaires dans le cadre de votre onboarding. Si vous souhaitez en bénéficier dès le démarrage, transmettez à votre interlocuteur :

• le nom de chaque grille et les clients ou contrats à y associer ;
• les références concernées et les éventuelles exclusions ;
• les prix souhaités ou les règles de calcul par rapport au prix catalogue Business, en précisant HT ou TTC, le taux de TVA et le sens des éventuelles réductions ou majorations ;
• la date d’application souhaitée, si elle diffère du démarrage.

Exemple fictif : une grille « Hôtels » peut regrouper les contrats de plusieurs établissements ayant les mêmes conditions, tandis qu’une grille « Revendeurs » porte d’autres conditions. Il n’est pas nécessaire de créer une grille différente pour chaque client qui partage les mêmes tarifs.

La feuille clients business indique quels contrats doivent être liés à une grille. Les prix et règles détaillés peuvent être transmis dans le document complémentaire convenu avec l’équipe.

📤 Transmettre, corriger et valider le fichier

1. Relisez votre copie : entreprise correcte, coordonnées vérifiées, références complètes, exemples retirés, prix catalogue Business renseignés pour les références destinées aux professionnels et besoins de regroupement signalés.
2. Enregistrez le classeur dans le format convenu. Transmettez-le à votre interlocuteur Hangers par le canal prévu dans votre échange de mise en place, avec les pièces complémentaires et les points qui restent à clarifier.
3. Lors d’une demande de correction, repartez de la version indiquée par l’équipe. Repérez l’onglet, la ligne et le champ cités. Corrigez les informations concernées et signalez les changements supplémentaires.
4. Renvoyez la version corrigée à votre interlocuteur. Si une donnée reste inconnue ou si une liste est bloquée, indiquez précisément le point restant à traiter.
5. Après la préparation par l’équipe, vérifiez les éléments présentés pour validation : noms, catégories, prix catalogue, tarifs et publication pour les contrats professionnels, grilles prévues, variations, formules et coordonnées de l’entreprise. Signalez les écarts avant de valider la mise en place.

💡 Le saviez-vous : pendant cette phase, une ligne en erreur ne se corrige pas toujours dans le fichier client initial. L’équipe peut avoir préparé des fichiers d’import distincts. Suivez sa demande de correction et gardez les identifiants qu’elle vous renvoie.

⚠️ Attention : prévenez votre interlocuteur avant d’effectuer des modifications ou des imports de votre côté pendant la mise en place. Le catalogue et les fichiers de travail doivent rester cohérents pour éviter les doublons et les changements écrasés.

➡️ Faire évoluer votre catalogue après la mise en place

Votre interlocuteur vous indique quels outils sont accessibles dans votre offre et à quel moment vous pouvez les utiliser. Après la mise en place et la prise en main, les guides suivants vous accompagnent selon votre besoin.

Pour choisir un modèle et comprendre le parcours export → remplissage → envoi → contrôle → correction, consultez la présentation des imports.

⚠️ Attention : le fichier de préparation d’onboarding et les modèles de ces imports ont des rôles et des structures différents. Pour une évolution ultérieure, utilisez le modèle prévu pour l’opération concernée.

⚠️ à confirmer avant publication : le modèle actuellement envoyé aux nouveaux clients, les champs facultatifs et les cas non applicables, le format des dates et identifiants clients, le canal de retour et les étapes de validation avec l’équipe. Cette note accompagne le brouillon de relecture.