Paramétrer la facturation

Réglez les paramètres et les mentions de vos factures professionnelles au niveau du magasin, du contrat ou du client Business.

📍 Ici nous allons voir :

• ⚙️ Accéder aux réglages du contrat
• 🗺️ Accéder aux conditions de facturation
• 🏪 Définir les mentions du magasin
• 📋 Personnaliser un contrat ou conserver l’héritage
• 🧾 Choisir les mentions d’une facture multi-contrats
• 🔒 Comprendre l’effet sur vos factures et avoirs
• 📄 Ci-dessous une facture type.
• 📄 Aperçu d'un email de bon commande B2B type

⚙️ Accéder aux réglages du contrat

Vous souhaitez personnaliser, mettre en place des règles par défaut, ou automatiser la facturation liée à un contrat d’un client?

Cela est possible avec la fonctionnalité "Paramétrage de la facturation" !

1. Dans la barre de menu latérale à gauche, cliquez sur "Mes clients" puis choisissez "Business". Cliquez ensuite sur le nom du client visé.

   Lorsque vous cliquez sur le nom du client de votre choix, tous les contrats de ce client s'affichent comme ci-dessous.

2. Cliquez sur le "Nom" (2) du contrat pour lequel vous désirez paramétrer la facturation.

    

   

3. Cliquez sur "Paramétrage de la facturation" (3)

    

   

   

    

   Voici de haut en bas les paramètres disponibles :

    

   - "Création des factures" (4) : Faites glisser de la gauche vers la droite pour activer le mode automatique. Si vous choisissez cette option recommandée, regarder la section ci-après.
   Le mode automatique permet de générer vos factures automatiquement. Votre seule action sera de valider les factures.

   - "Mode de Génération" (5) :  Choisissez alors le mode de génération. 

   Vous avez le choix entre "tous les mois" ou "à chaque nouveau bon de commande".
   
    

   - "Quand générer la facture" (6) : permet de spécifier le mode automatique retenu. 
   
    

   - "A qui adresser la facture ?" (7) : (voir l'article : Adresse de facturation d'un contrat différente de celle de mon compte principal)

    

   - "Présentation de la facture" (8) : (voir l'article : Les modes d'affichage du détails de la facturation)

    

   - "Date affichée à coté des bons de commande" (9) : nous vous recommandons de choisir la date de création du bon de commande ou de fin de traitement (date annoncée au client) surtout si vous utilisez les commandes récurrentes / automatiquement dupliquées.

    

   - "Mode de paiement par défaut de vos factures" (10) : vous avez 7 options de paiement.

    

   - "Faire apparaître le nom du contrat".

    

   - "Délai limite du paiement (en nombre de jours)" (11) : généralement 30 jours.

    

   - "Notifications des bons de commande" (12) :  Cela permet à votre client business de recevoir les bons de commandes par e-mail. Vérifier qu'un e-mail est bien renseigné dans l'onglet Propriétés du contrat.

    

   "Commentaire en fin de facture" :  Vous permet d'ajouter le commentaire de votre choix

    

4. Cliquez sur "Enregistrer" en bas à gauche pour conserver le paramétrage de la facturation.

⚠️ Attention

Ces choix seront considérés comme base pour les bons à regrouper dans la facture, en particulier lors de la facturation automatique. 

 

🗺️ Accéder aux conditions de facturation

Vous pouvez définir les mentions de vos factures professionnelles pour le magasin, puis personnaliser celles d’un contrat ou d’un client facturé sur plusieurs contrats.

⚠️ Périmètre : les réglages décrits concernent la facturation professionnelle des émetteurs français prêts à utiliser ces mentions. Leur application n’est pas encore étendue à tous les parcours de génération automatique. Les anciennes conditions qui nécessitent une clarification conservent le fonctionnement existant.

Ouvrez le panneau Conditions de facturation au niveau souhaité :

Vous devez disposer des droits de modification du magasin ou du client concerné. Consultez ensuite les valeurs du magasin, l’héritage du contrat, les factures multi-contrats ou l’effet sur les documents.

🏪 Définir les mentions du magasin

Trois champs sont disponibles : Pénalités de retard, Indemnité forfaitaire de recouvrement et Escompte pour paiement anticipé.

1. Ouvrez le panneau du magasin indiqué dans le tableau précédent.
2. Relisez les textes déjà présents et adaptez les mentions à vos conditions de facturation.
3. Cliquez sur Enregistrer les mentions.

La provenance affichée est Valeur par défaut du magasin. Ces valeurs servent de base aux contrats et aux clients qui conservent l’héritage.

💡 Exemple de démonstration : les captures montrent trois fois le taux d’intérêt légal, 40 EUR et aucun escompte. Ces textes illustrent les champs ; leur saisie ne constitue pas une validation de vos conditions personnalisées.

📋 Personnaliser un contrat ou conserver l’héritage

Dans le panneau du contrat, chaque champ possède la case Utiliser les valeurs du magasin.

1. Décochez Utiliser les valeurs du magasin pour la mention à personnaliser.
2. Saisissez votre texte. Vous pouvez conserver l’héritage pour les autres champs.
3. Cliquez sur Enregistrer les mentions.

Pour revenir aux valeurs du magasin, recochez la case du champ concerné, puis enregistrez les mentions.

⚠️ Enregistrement distinct : utilisez Enregistrer les mentions pour ces trois champs. Le bouton Enregistrer des autres paramètres de facturation correspond à un autre enregistrement.

Si le message « Ces mentions ont changé. Rechargez la page avant de réessayer. » s’affiche, rechargez la page, relisez les valeurs actualisées puis reprenez votre modification.

🧾 Choisir les mentions d’une facture multi-contrats

Pour une facture multi-contrats, utilisez le panneau du client Business, indiqué dans le tableau de navigation.

La facture reprend, pour chaque champ, la mention personnalisée de ce client ou, à défaut, celle du magasin. Les mentions personnalisées des contrats individuels ne déterminent pas celles de la facture regroupée et ne provoquent pas sa séparation.

🔒 Comprendre l’effet sur vos factures et avoirs

L’aperçu utilise les mentions applicables au document. Lors de la validation de la facture, ces valeurs sont conservées avec le document pour son PDF et son XML. Une modification ultérieure des paramètres ne change pas les factures déjà émises.

Vous n’avez pas à choisir le cadre de facturation dans ce panneau : il est déterminé automatiquement selon le document. Pour un avoir lié à une facture, la référence et la date de la facture d’origine sont renseignées automatiquement.

Pourquoi des mentions sont-elles déjà remplies ?

Les valeurs manquantes peuvent être préremplies, en conservant les paramètres particuliers déjà présents. Les nouveaux comptes ou les comptes reprenant leur activité sont initialisés lors de leur prochaine validation admissible. Ce préremplissage ne modifie pas les documents historiques.

Que deviennent les autres paramètres ?

Les délais de paiement, le mode de règlement et les commentaires restent des paramètres distincts. Si un commentaire contient déjà des conditions particulières, conservez-le et vérifiez sa cohérence avec les champs dédiés.

Exemples de documents

Les exemples suivants sont synthétiques, non émis à un client et non transmis à Pennylane. Ils illustrent une personnalisation : quatre fois le taux d’intérêt légal et un escompte de 2 %. Ils ne reprennent donc pas toutes les valeurs du magasin montrées dans les captures précédentes.

Télécharger la facture d’exemple synthétique

Télécharger l’avoir d’exemple synthétique

📄 Ci-dessous une facture type.

📄 Aperçu d'un email de bon commande B2B type

⚠️ Attention

Si votre tablette est hors ligne, il peut arriver que certains bons demeurent inconnus de nos serveurs et donc ne se retrouve pas dans votre facturation du mois.

Cette éventualité peut être gérée. Consultez l'article suivant : 

Bons de commandes sans facture.

Vous pourrez alors remettre les bons une fois synchronisés dans une facture. Votre action est indispensable car ils ne se remettront pas d'eux même dans une facture.