Ce booklet, à destination des clients Hangers, explique étape par étape, la mise en place de la facturation pour vos clients professionnels.
Ajouter un client professionnel
Pour réaliser des prestations pour des clients professionnels, vous devez au préalable créer ces clients depuis votre espace personnel sur https://hangers.io.
- Dans la barre de menu latérale de votre espace, cliquez sur "Mes clients" (1) puis choisissez "Business" (2).
- Cliquez sur le bouton vert "Ajouter un client business" (3).
Vous avez alors 2 possibilités : Création automatique ou création manuelle du client.
Vous arrivez sur cette page.
- Si vous disposez du numéro de SIRET ou SIREN de la société :
- Ecrivez le numéro dans le champ (4).
- Cliquez sur le bouton vert "Rechercher" (5).
- Si la société qui apparaît dans la section de résultats est bien votre client, cliquez simplement sur le bouton bleu "+ Ajouter" (6) pour créer le client.
- Si vous ne disposez pas du numéro de SIRET ou SIREN de la société ou si vous souhaitez créer manuellement le client professionnel :
- Cliquez sur le bouton gris "+ Créer manuellement" (7).
- Dans le formulaire qui apparaît, renseignez obligatoirement les champs avec astérisque (*) : ils permettront en particulier la mise en place de la facturation.
- Cliquez sur le bouton vert "Enregistrer" situé en bas du formulaire.
Votre client professionnel est créé !
Créer un contrat pour votre client
Ensuite, vous devez créer un contrat pour ce client. Pour créer un contrat pour un client professionnel, cliquez sur "Mes clients" puis choisissez "Business" (1).
- Cliquez ensuite sur le Nom du client (2) pour lequel vous voulez créer le contrat.
- Cliquez sur "Nouveau contrat" (3).
Vous pouvez maintenant créer votre contrat, en remplissant les informations demandées.
- Tapez le "Nom du Contrat" (4)
- Choisissez le "Type de contrat" (5) de votre choix :
- Classique : Permet d'offrir un tarif spécifique à chaque professionnel.
- Hôtels : Permet de détailler la facture par chambre sans pour autant créer un profil pour les clients qui sont dit de "passage".
- Conciergerie : Permet à la fois de générer des factures fin de mois pour vos clients professionnels, mais également de créer un profil pour les affiliés.
- Au point : Les clients finaux passent leurs commandes avec la carte à points et la facture fin de mois est transmise au client professionnel qui, selon une grille négociée, vous payera la somme due.
- Renseigner les informations de facturation du contrat (6) en :
- Créant un nouveau compte de facturation si besoin
- Cliquant sur identique au compte de facturation partenaire
- Cliquez sur "Enregistrer" (7)
Le Saviez-vous ?
- Sur le contrat, dans l'onglet Propriétés, pensez à remplir l'email. Votre client recevra un email lors de la validation de son bon de commande (Attention à la différence de la facture sur base HT, le bon de commande étant présenté avec une tarification sur la base du TTC).
Personnaliser les tarifs pour un client Business
Une fois le contrat crée, il faut attribuer des tarifs pour ce client.
Dans la barre de menu de gauche, appuyer sur "Mes clients" puis choisissez "Business".
La liste de vos clients professionnels va s'afficher. Utilisez la barre "Rechercher" afin de choisir le client à qui vous voulez ajouter un catalogue.
Vous allez arriver sur sa fiche client. Appuyer ensuite sur un contrat (exemple : Contrat classique).
Vous allez arriver dans l'onglet "Tarifs" (1).
"Tous" (2) représente l'ensemble de votre catalogue.
"Publié" (3) représente tous les produits/prestations applicables et synchronisés sur votre tablette, pour ce client.
"Non publié" (4) représente donc tous les éléments du catalogue enregistrés mais pas encore publiés, donc pas encore synchronisés sur la tablette.
- L'interface du catalogue est comme ceci pour "Tous".
Dans cet exemple, votre catalogue est composé de 180 produits. 12 sont disponibles pour le client. 168 ne sont pas disponibles pour le client mais peuvent le devenir si vous le souhaitez.
Comment ajouter des produits au client ?
Dans "Tous", choisissez la prestation ou le produit. Il vous suffit ensuite de modifier le prix HT (5), ce qui modifiera automatiquement le prix TTC pour le client. Choisissez également le régime de TVA. Enfin, appuyer sur "Publier". (6)
L'article apparaitra donc dans la partie "Publié" et la synchronisation se fait sur votre tablette. Cette prestation ou ce produit est donc disponible sur votre tablette pour ce client.
Dans cet exemple, le prix TTC pour vos clients professionnels est de 25€ HT soit 30€ TTC. Après négociation du prix à 20€ HT, le prix TTC pour ce client est désormais de 24€ TTC.
- L'interface du catalogue est comme ceci pour "Publié".
Si vous souhaitez enlever un ou plusieurs produits de votre catalogue pour ce client, appuyer sur "Ne pas publier" à droite de l'écran.
- Si vous souhaitez modifier plusieurs prix en même temps, il est conseillé d'utiliser le bouton "Editez tous".
Vous arrivez sur cette page.
Vous pouvez faire une recherche de produits/prestations. (8)
Après avoir modifier les prix, cochez ensuite les cases correspondantes. (9)
Vous pouvez ensuite "Enregistrer" vos modifications.
Important
Tant que la modification du prix n'a pas été "Publier", cette dernière ne s'affiche pas sur la tablette.
Personnaliser le tarif business d'un produit ou d'une prestation pour tous vos clients en même temps
Dans votre espace personnel, vous pouvez modifier rapidement tous les tarifs de vos clients business depuis la fiche produit.
Pour ceci, rendez-vous sur la fiche produit comme expliquer dans l'article suivant :
Editer une prestation/produit existant(e).
1. Allez sur l'encart "Prix Business". Dans cet exemple, le prix de référence pour les clients business est de 5.00 €.
2. Sélectionnez la tabulation "Tarifs négociés avec vos clients Business".
Tous les clients pour lesquels le produit est disponible s'affichent. Vous pouvez donc modifier les prix directement pour chaque client.
Sur le même principe que précédemment, vous pouvez cocher les cases que vous avez modifié puis appuyez sur "Enregistrer".
Vous avez également 5 options rapides :
1) Compléter les prix pro manquants
Dans le cadre de l'exemple, "Ignition Program" sera rempli par la valeur par défaut 5.00€ TTC.
N'oubliez pas de cocher la case "Publié" puis "Enregistrer".
2) Mettre à jour tous les prix pro
Cela permet de mettre tous les prix sur la base du prix de référence Business (à savoir 5€ dans cet exemple).
3) Effacer tous les prix pro
Cela permet d'effacer tous les prix. (A EVITER)
4) Une fois tous vos prix définis, "Tout publier" permet de cocher toutes les prestations. Appuyer ensuite sur "Enregistrer" pour les tous les prix soient disponibles pour ces clients sur votre iPad.
Information : les prix qui n'ont aucune valeur définie par vos soins ne seront pas publiés.
5) Enfin, "Tout déplier" permet de décocher tous les cases.
Important
N'oubliez pas de toujours appuyer sur "Enregistrer" après vos modifications.
Paramétrer la facturation d'un client professionnel
- Dans la barre de menu latérale à gauche, cliquez sur "Mes clients" puis choisissez "Business". Cliquez ensuite sur le nom du client visé.
Lorsque vous cliquez sur le nom du client de votre choix, tous les contrats de ce client s'affichent comme ci-dessous.
- Cliquez sur le "Nom" (2) du contrat pour lequel vous désirez paramétrer la facturation.
- Cliquez sur "Paramétrage de la facturation" (3)
Voici de haut en bas les paramètres disponibles :
- "Création des factures" (4) : Faites glisser de la gauche vers la droite pour activer le mode automatique. Si vous choisissez cette option recommandée, regarder la section ci-après.
Le mode automatique permet de générer vos factures automatiquement. Votre seule action sera de valider les factures.
- "Mode de Génération" (5) : Choisissez alors le mode de génération.
Vous avez le choix entre "tous les mois" ou "à chaque nouveau bon de commande".
- "Quand générer la facture" (6) : permet de spécifier le mode automatique retenu.
- "A qui adresser la facture ?" (7) : (voir l'article : Adresse de facturation d'un contrat différente de celle de mon compte principal)
- "Présentation de la facture" (8) : (voir l'article : Les modes d'affichage du détails de la facturation)
- "Date affichée à coté des bons de commande" (9) : nous vous recommandons de choisir la date de création du bon de commande ou de fin de traitement (date annoncée au client) surtout si vous utilisez les commandes récurrentes / automatiquement dupliquées.
- "Mode de paiement par défaut de vos factures" (10) : vous avez 7 options de paiement.
- "Faire apparaître le nom du contrat".
- "Délai limite du paiement (en nombre de jours)" (11) : généralement 30 jours.
- "Notifications des bons de commande" (12) : Cela permet à votre client business de recevoir les bons de commandes par e-mail. Vérifier qu'un e-mail est bien renseigné dans l'onglet Propriétés du contrat.
- Cliquez sur"Enregistrer" en bas à gauche pour conserver le paramétrage de la facturation.
Attention
Ces choix seront considérés comme base pour les bons à regrouper dans la facture, en particulier lors de la facturation automatique.
Ci-dessous une facture type.
Aperçu d'un email de bon commande B2B type
Attention
Si votre tablette est hors ligne, il peut arriver que certains bons demeurent inconnus de nos serveurs et donc ne se retrouve pas dans votre facturation du mois.
Cette éventualité peut être gérée. Consultez l'article suivant :
Bons de commandes sans facture.
Vous pourrez alors remettre les bons une fois synchronisés dans une facture. Votre action est indispensable car ils ne se remettront pas d'eux même dans une facture.
Créer vos factures
- Dans le menu à gauche, cliquez sur "Mes clients" puis choisissez "Business" (1).
Cliquez ensuite sur le nom du client pour lequel vous voulez créer la facture.
Lorsque vous cliquez sur le nom du client de votre choix, tous les contrats de ce client s'affichent.
- Cliquez sur le "Nom" (2) du contrat pour lequel vous désirez créer une facture.
Cliquez sur "Factures et devis" (3) puis "Sélectionner une opération" (4)
Vous avez ensuite deux options pour créer vos factures :
1) Nouvelle facture (5)
2) Créer la facture mensuelle (6)
Si vous choisissez "Nouvelle facture", vous pouvez créer une facture qui contient les tickets de votre choix sur la période de votre choix.
Par défaut, le compte de facturation est le compte principal mais vous pouvez à tout moment choisir de le changer.
1) Taper le "Titre du document" (7) et entrez la "Date du document" (8).
2) Choisir la "Date des bons de commandes" (9) parmi :
- La date de création des bons de commandes
- La date de fin de traitement des bons de commandes
- La date de retrait des bons de commandes
3) Choisir la "Langue" (10) dans laquelle vous souhaitez que votre facture soit éditée.
4) Choisir le "Mode de présentations des bons de commandes" (11) :
- Regrouper par prestations
- Regrouper par bons de commandes
5) Cliquez sur "Ajouter des tickets" (12)
6) Cochez la ou les case(s) (13) des tickets que vous souhaitez ajouter à votre facture.
7) Enfin, cliquez sur "Ajouter" (14)
8) Choisir le "Délai limite de paiement (en nombre de jours)" (15)
9) Faites glisser vers la droite le rond du "Moyen de paiement" (16) de votre choix. Lorsque vous choisissez un moyen de paiement, il devient bleu comme sur la photo ci-dessous.
10) Vérifiez vos coordonnées bancaires (17), si elles ne sont pas correctes, veillez à bien les corriger.
11) Vous pouvez ajouter un commentaire sur votre facture (18)
12 ) Cliquez sur "Enregistrer" (19) pour créer la facture.
Si vous choisissez de "Créer la facture mensuelle", vous pouvez sélectionner tous les tickets du mois et les ajouter directement sur votre facture mensuelle.
Si vous avez activez le "mode automatique" dans votre "Paramétrage de la facturation", la facture mensuelle est donc créé automatiquement.
Si non, voici la procédure à suivre.
1) Choisissez le mois en cliquant sur "Sélectionner ce mois" (20)
Rendez vous sur "Factures et devis", vous voyez la facture mensuelle que vous venez de créer.
Il ne vous reste plus qu'a "Valider" votre facture.
Pour cela, sur la facture correspondante, appuyer sur la petite flèche qui va vous afficher un menu (21)
Appuyer sur "Valider". (22)
Le saviez-vous ?
Avant de valider votre facture, vous pouvez là télécharger et ainsi avoir un aperçu. Appuyez sur "Télécharger".
Vous pouvez également l'imprimer. Appuyez sur "Imprimer".
Si vous souhaitez modifier la facture avant de la valider, vous pouvez appuyer sur "Editer".
Important
NB : L'ensemble des factures, y compris celles crées automatiquement, nécessitent une dernière étape de vérification et validation avant l'envoi au client.
En effet, une facture est toujours crée à l'état de brouillon, vous devrez obligatoirement la valider pour qu'elle soit à proprement parler une facture.
Attention
Une fois la facture validée, il n'est plus possible de la modifier.
Envoyer une facture par email à un client business ou à votre comptable
Votre facture à été créée automatiquement ou manuellement et vous souhaitez l'envoyer à un client?
Rendez-vous sur votre espace personnel.
Cliquez sur "Mes clients" puis sur "Business". Cliquez ensuite sur le nom du client (2).
Rendez vous sur "Factures et devis". Toutes vos factures apparaissent.
Cliquez sur la petite flèche qui permet d'afficher le menu.
Afin d'envoyer votre facture par email, appuyez sur "Email" (23)
Vous arrivez sur cette page.
Indiquez l'email du destinataire (votre client) dans le cadre correspondant. (24)
Si vous aviez déjà noté l'email associé à votre client professionnel, celui-ci est déjà défini dans le cadre gris.
Le saviez-vous ?
Lors de l'envoi d'une facture, vous pouvez en recevoir une copie, pour cela il suffit de cocher "M'ajouter en copie lors de l'envoi". Assurez-vous que votre email est bien renseigné.
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